Ač je stále více dokumentů zpracováváno a zasíláno pouze elektronicky, stále ještě je poměrně dost takových, které je potřeba vyhotovit a poslat v klasické papírové formě. To samozřejmě vyžaduje jejich vytištění, neboť jsou z pochopitelných důvodů vytvářeny na počítači. Proto má každá kancelář tiskárnu či kopírku, kterou k tomuto účelu využívá. Pravdou však je, že pokud je inkoustová, pak je potřeba v ní čas od času vyměnit toner. A to bez ohledu na to, jak často ji používáme. Barva v ní totiž během dlouhé doby může snadno zaschnout.
Zde pak přichází otázka, zda je nutné tam dát opět originální tonery od výrobce, nebo zda je možné vzít některý z těch univerzálních, které jsou bezesporu levnější. Pro pracovníky i firmy je samozřejmě výhodnější druhá možnost, neboť tím ušetří peníze a také čas. Faktem totiž je, že ty univerzální se často shání podstatně snadněji. Na druhou stranu je to však něco, co výrobci oněch tiskáren nechtějí. Přijdou tím totiž o peníze, které by zákazníci za tonery utratili. Proto někteří do svých tiskáren budují takové systémy, které dokážou komunikovat pouze s originálním tonerem dané firmy.
Také je pravdou, že ty levnější univerzální bývají méně kvalitní. Často je v nich méně barvy a rychleji se vyčerpají, případně rozbijí. Navíc, jak již bylo zmíněno, s nimi mohou mít některé typy tiskáren a kopírek problémy. Zde tedy záleží hlavně na tom, jaký typ tiskáren máme, a jak často je používáme. Také je nutné se zamyslet, jak dobrou kvalitu tisku požadujeme. U běžných kopírovacích center a kanceláří většinou nevadí, pokud je nějaké písmenko trošku rozmazané. Státní instituce, zvláště ty vyšší, by si však něco takového neměly dovolit. Výběr tedy není ani zdaleka tak jednoznačný, jak by se mohlo zdát. Pokud vám však jde o klasickou domácí tiskárnu, kterou využijete jen velmi, velmi zřídka, pak zde se obvykle nevyplatí plýtvat penězi na originální toner.